在任何企业中，做过团队项目的人都会知道，文件管理是一场怎样的噩梦。要么是电子邮件通过不同的路径发送；要么是电子数据表格和Word文档传来传去，结果没人知道最新版本究竟在谁手中；要么是把会议记录储存在自己硬盘中的行政人员出去度假了；要么就是市场营销的战略在改变，却没有告知网络管理员升级公司的内部网。

Wiki这种协同工具，能解决上述所有问题。它与很多传统的内容管理系统不同，Wiki非常简单，就连非技术背景的员工也能使用。尽管Wiki存在已经有10年之久，但在企业应用方面却刚刚起步。就像Web刚刚进入商业领域时一样，Wiki也将经历一个快速发展、激烈竞争，以及存在一些不合理应用的过程。本文所提供的Wiki应用指南，将要告诉你的是，如何最合理地运用这种颇有价值的协同工具。

Wiki.org网站把Wiki描述成“可能是能够实际发挥作用的最简单的在线数据库。”它的名称来源于夏威夷的单词Wiki-Wiki，即“快、快”的意思。Wiki从根本上来说，是任何人（或至少是任何得到许可的人）都能够创建或编辑的Web页面。

Wiki最著名的应用案例就是Wikipedia.org，这是一种由任何喜欢它的人编写和维护的在线百科全书。听起来似乎有点乱，但事实并非如此。它是经过认真研究、认真编写，并得到高度认可的信息源。如果有人对某一条目做了不正确或不适当的修改，其他人就能把页面恢复到以前的样子，或者保留变化，但要进行进一步的编辑。目前，有数千人维护着这个网站（或至少在他们比较擅长的某些领域），进行事实核对并在必要时进行编辑。这样，这个网站的内容质量一般都比较高。
因为Wiki最初被看作是非常意义上的开源项目，有人就争论说，真正的Wiki不应当有作者身份限制。虽然在个别案例，比如Wikipedia.org中，这是行之有效的，但通常而言，这种做法不太可行。在商业环境中，Wiki最好的实施方式，就是在防火墙后面，完全供内部用户使用。

Wiki在公众商业领域的应用也并非都很成功。2005年6月，《洛杉矶时报》（Los Angeles Times）创建了一个Wiki，希望能将主题定在伊拉克战争上。编辑写了一个题为“战争及其后果”的评论文章，邀请任何关心此事的人对该文章进行改写，以达到最佳效果。遗憾的是，网民们把Wiki编辑看做是发放垃圾宣传的最佳所在，于是在上面随便涂写色情和粗俗的文字，经过3天痛苦的维护后，该报社放弃了这个Wiki。

为此而指责《洛杉矶时报》，是否公平或正确呢？当然不。也许报社期望过高了；也许它错误估计了在Web用户中，幼稚用户的比例。但“Wiki社论”真正的问题是：报社用Wiki做网络日志（Blog）的工作。Wiki在结构上能处理谈话，但这并非它的长处。相反，Wiki所擅长的是协同。它能随着内容的变化保持一系列独特的文档，并为组织这些信息提供有机的方式。

由于Web以及广泛意义上网络的出现，信息出版和共享的成本大大降低，使得Wiki成为了吸引企业的杀手级应用。在Wiki出现以前，要达到同等的信息管理水平，必须要采用昂贵的企业应用软件。现在，因为大多数Wiki是基于开放源代码的，对于选择开源的企业来说它是免费的，对于想为实施和支持Wiki服务付费的企业来说，它也是相对便宜的操作方法。